Interne audits zijn essentieel voor de kwaliteitsborging, naleving van normen en het verbeteren van processen binnen organisaties. Traditioneel richt men zich op conformiteit, efficiëntie en risico’s, maar in een wereld die steeds meer globaliseert, speelt cultuur een cruciale rol bij het begrijpen van hoe processen werken – en hoe ze gecontroleerd moeten worden.
Bij het uitvoeren van een interne audit in een multiculturele omgeving – of bij het auditen van filialen in andere landen – kan cultuur bepalend zijn voor communicatie, gedrag, besluitvorming en zelfs wat mensen als ‘goed’ of ‘fout’ beschouwen. Als auditors deze culturele nuances negeren, lopen ze het risico om belangrijke informatie te missen, verkeerde conclusies te trekken of juist goede praktijken over het hoofd te zien.
Dit artikel verkent hoe culturele verschillen invloed kunnen hebben op het auditproces en biedt praktische tips voor het uitvoeren van effectieve audits in diverse culturen.
Wat is cultuur eigenlijk?
Cultuur is meer dan alleen taal of nationaliteit. Het is een verzameling gedeelde waarden, normen, verwachtingen en gedragspatronen die mensen onbewust aannemen op basis van hun omgeving. Denk aan:
- Hoe mensen communiceren : direct vs. indirect.
- Hoe autoriteit wordt benaderd : hiërarchisch vs. egalitair.
- Omgaan met fouten : openheid vs. vermijding van schande.
- Tijdgevoel : flexibel vs. punctueel.
Deze aspecten spelen allemaal een rol bij het uitvoeren van audits. Een auditor moet zich bewust zijn van deze verschillen om adequaat te kunnen observeren, vragen te stellen en conclusies te trekken.
Waarom is cultuur belangrijk tijdens een interne audit?
- Communicatiebarrières Taal is slechts één aspect van communicatie. Non-verbale signalen, ironie, sarcasme of indirecte uitspraken kunnen per cultuur sterk verschillen. In sommige culturen wordt bijvoorbeeld niet direct gezegd dat iets fout is, omdat dat als respectloos wordt ervaren. Auditors moeten daarom oog hebben voor tussen de regels door lezen.
- Verschillende Opvattingen Over Regelgeving Niet elke organisatie interpreteert ISO-normen, wetten of beleid op dezelfde manier. In sommige culturen hecht men minder aan formele procedures en meer aan informele afspraken. Dit betekent niet automatisch dat er sprake is van non-compliance, maar wel dat de auditor moet begrijpen hoe regels in de praktijk worden toegepast.
- Autoriteit En Hiertarchie In hiërarchische culturen durven medewerkers mogelijk geen kritiek te leveren op hun leidinggevende of zullen zij pas antwoorden geven als de manager toestemming geeft. Dit kan leiden tot oppervlakkige of gefilterde informatie tijdens een interview. Auditors moeten hier rekening mee houden bij het plannen van gesprekken en het kiezen van respondenten.
- Omgaan Met Fouten In sommige culturen wordt een fout als een persoonlijke tekortkoming gezien, wat kan leiden tot weinig transparantie. Auditors moeten een veilige sfeer creëren waarin mensen zich vrij voelen om eerlijk te zijn zonder bang te zijn voor sancties.
- Verschillende Benaderingen Van Tijd De planning van een audit kan lastig worden wanneer lokale partners anders omgaan met deadlines of vergadermomenten. Bovendien kan het interpreteren van tijdsbesteding aan processen anders zijn: wat voor de ene cultuur inefficient lijkt, kan voor een andere cultuur onderdeel zijn van relatiebuilding of consensusvorming.
Praktische Tips Voor Een Multiculturele Audit
- Voorbereiding Is Cruciaal Bestudeer de lokale cultuur van de organisatie of regio waar je gaat auditen. Gebruik bronnen zoals Hofstede Insights, boeken over bedrijfscultuur of raadpleeg collega’s die ervaring hebben met die specifieke markt.
- Gebruik Lokale Kennis Werk samen met een vertaler of een lokaal medewerker die als ‘cultural broker’ fungeert. Deze persoon kan helpen bij het interpreteren van situaties, het bouwen van vertrouwen en het voorkomen van misverstanden.
- Pas Je Communicatiestijl Aan Wees bewust van je toon, gebaren en vraagstelling. Stel open vragen, luister actief en probeer niet meteen te oordelen. In sommige culturen is het belangrijk om eerst een relatie op te bouwen voordat men bereid is om kritisch te zijn.
- Wees Flexibel In Planning En Uitvoering Plan extra ruimte in voor vergaderingen en interviews. Verwacht dat sommige gesprekken langer duren of dat er onverwachte vertragingen optreden. Respecteer lokale feestdagen, werkweken of religieuze praktijken.
- Verwijs Naar Algemene Normen, Niet Alleen Westerse Criteria Bij het beoordelen van compliance, kijk ook naar hoe processen functioneren binnen de lokale context. Wat in Nederland misschien als inefficiënt wordt gezien, kan elders goed werken vanwege sociale of historische factoren.
- Documenteer Culturele Observaties Noteer tijdens de audit hoe cultuur mogelijk heeft beïnvloed wat je hebt gezien of gehoord. Dit helpt bij het interpreteren van bevindingen en maakt rapportages genuanceerder.
- Train Je Team In Culturele Sensitiviteit Organiseer trainingen of workshops over interculturele communicatie voor auditors. Hoe beter ze begrijpen hoe cultuur werkt, hoe effectiever ze kunnen werken in diverse omgevingen.
Cultuur maakt het onderscheid
Het uitvoeren van een interne audit vereist niet alleen technische expertise, maar ook cultureel inzicht. Door rekening te houden met culturele verschillen, kun je als auditor dieper doordringen in de realiteit van processen, relaties en gedrag. Je vermijdt zo foute conclusies en draagt juist bij aan betere kwaliteit, compliance en samenwerking.
Een goede auditor is niet iemand die alleen checklists afwerkt, maar iemand die observeert, begrijpt en adapteert. In een wereld die steeds kleiner wordt, is het vermogen om te werken met diversiteit geen luxe meer – het is een vereiste.
Ben je op zoek naar een cursus interne auditor? klik dan op de link.
